L'essentiel
- Cinq messages bien placés couvrent l'essentiel d'un séjour : confirmation, veille d'arrivée, jour J, veille du départ, remerciement.
- Les informations d'accès (code, Wi-Fi) partent la veille ou le jour même, pas à la réservation.
- Un message automatique doit sembler écrit pour ce voyageur : prénom, dates, logement, ton naturel.
- Un message incomplet ne doit jamais partir : « Bonjour {voyageur} » fait plus de tort que pas de message du tout.
Sommaire
Pourquoi automatiser vos messages
Quel que soit le logement, les mêmes questions reviennent à chaque séjour : comment entrer, à quelle heure, où se garer, quel est le code du Wi-Fi, à quelle heure partir. Y répondre à la main, séjour après séjour et plateforme par plateforme, prend des heures chaque semaine, et c'est souvent au pire moment : tard le soir, en vacances, pendant un autre rendez-vous.
Des messages programmés envoient la bonne information au bon moment, avant même que le voyageur se pose la question. Le voyageur est rassuré, vous êtes moins sollicité, et la réactivité compte aussi pour vos avis.
Les 5 moments clés d'un séjour
À la réservation
Confirmation
Remercier, confirmer les dates, annoncer la suite. Pas encore de code d'accès.
La veille de l'arrivée
Informations d'arrivée
Adresse, accès, code, stationnement, heure d'arrivée. C'est le message le plus important.
Le jour de l'arrivée, en fin d'après-midi
Tout se passe bien ?
Un message court qui invite à signaler un souci tant qu'il est encore temps de le régler.
La veille du départ
Consignes de départ
Heure de départ, clés, poubelles, ce qu'il faut (et ne faut pas) faire.
Le lendemain du départ
Remerciement
Remercier, et inviter à laisser un avis.
5 modèles de messages à copier
Les mots entre accolades sont des variables : votre outil les remplace par les informations du séjour au moment de l'envoi. Adaptez le ton à votre logement, et relisez chaque modèle comme si vous étiez le voyageur.
Bonjour {voyageur}, Merci pour votre réservation au {logement}, du {arrivee} au {depart} ({nuits} nuits). Nous sommes ravis de vous accueillir à {ville} ! La veille de votre arrivée, vous recevrez toutes les informations pour entrer dans le logement. D'ici là, n'hésitez pas à nous écrire si vous avez la moindre question. À bientôt,
Bonjour {voyageur}, Votre séjour au {logement} commence demain ! Voici tout ce qu'il vous faut : • Arrivée à partir de {heure_arrivee} • Code de la boîte à clés : {code} • Wi-Fi : {wifi} Si vous arrivez plus tard que prévu, pas d'inquiétude : l'accès est autonome. Bon voyage !
Bonsoir {voyageur}, Nous espérons que vous êtes bien installés. Si quelque chose manque ou ne fonctionne pas, dites-le-nous dès maintenant : nous ferons le nécessaire rapidement. Bonne soirée !
Bonjour {voyageur}, Votre séjour touche à sa fin. Le départ se fait avant {heure_depart} demain. Avant de partir, merci de : • laisser la vaisselle propre et les poubelles dans les conteneurs ; • fermer les fenêtres et éteindre les lumières ; • remettre la clé dans la boîte à clés. Merci et bon retour !
Bonjour {voyageur}, Merci d'avoir séjourné au {logement}. Nous espérons que vous avez passé un bon moment à {ville}. Si vous avez deux minutes, votre avis nous aide beaucoup. Et vous serez toujours les bienvenus !
Les règles d'un bon message automatique
À éviter
- Le code d'accès envoyé dès la réservation, des semaines à l'avance.
- Un pavé de trente lignes que personne ne lit jusqu'au bout.
- Un envoi à 3 h du matin parce que l'heure n'a pas été réglée.
- Une variable vide : « Wi-Fi : » ou « Bonjour {voyageur} ».
- Des messages rétroactifs envoyés à d'anciens voyageurs quand vous ajoutez un modèle.
À faire
- Une information par moment, envoyée quand le voyageur en a besoin.
- Des messages courts, avec l'essentiel en liste.
- Une heure d'envoi fixe et raisonnable (entre 9 h et 20 h).
- Un modèle qui ne part pas tant qu'il lui manque une information.
- Un test sur votre propre réservation avant d'activer.
Au-delà des modèles : répondre aux questions
Les messages programmés couvrent ce qui est prévisible. Restent les questions : « Peut-on arriver plus tôt ? », « Y a-t-il un sèche-cheveux ? », « Où est la boulangerie la plus proche ? ». Deux habitudes aident beaucoup :
- Une boîte de réception unique pour toutes les plateformes, pour ne jamais rater un message Booking.com parce que vous regardiez Airbnb.
- Une base de réponses que vous enrichissez au fil des séjours : chaque question posée une fois ne devrait plus vous coûter de temps la fois suivante.
Questions fréquentes
Quand envoyer le code d'accès au voyageur ?
La veille de l'arrivée, ou le jour même. L'envoyer dès la réservation expose le code longtemps à l'avance et le noie dans les autres messages : le voyageur le cherchera au mauvais moment.
Combien de messages automatiques envoyer par séjour ?
Cinq suffisent pour la plupart des séjours : confirmation, informations d'arrivée, message du premier soir, consignes de départ, remerciement. Au-delà, les messages sont moins lus.
Les messages automatiques fonctionnent-ils sur Booking.com comme sur Airbnb ?
Oui, si votre outil est relié à la messagerie de chaque plateforme : le message est envoyé par la plateforme du séjour, et le voyageur le reçoit là où il a réservé.
Comment demander un avis sans insister ?
Une seule fois, le lendemain du départ, dans un message de remerciement court et sincère. Évitez de conditionner quoi que ce soit à l'avis.